- Die Scans, PDFs und Bilder von Dokumenten müssen eine ausreichende Qualität besitzen, sodass sie auch unter Vergrößerung gut lesbar sind.
- Die Kopien der Dokumente müssen vollständig eingereicht werden, d. h. einschließlich jener Seiten, die nicht übersetzt werden müssen, da diese in der Übersetzung ebenfalls erwähnt werden. Dies gilt insbesondere auch bei mehrsprachigen Dokumenten.
- Erforderlich ist die Mitteilung der Schreibweise aller für die Übersetzung relevanten Namen, wie sie im Pass erfasst sind.
- Die Urkundenübersetzung erfolgt vollständig, d. h., alle Abkürzungen, Stempel, Abbreviaturen, Anmerkungen und die Formularstruktur fließen in die Übersetzung ein.
- Das Original der Urkunde oder eines anderen Dokuments muss dem Übersetzer für die amtliche Beglaubigung spätestens bei Abholung der Übersetzung vorliegen. Andernfalls müssen die Originale bzw. amtlich beglaubigten Kopien per Post eingereicht werden. In Fällen, in denen sie nicht vorgelegt werden können, muss die Übersetzung einen Vermerk enthalten, dass sie nicht nach dem Original oder einer beglaubigten Kopie angefertigt worden sind.