Für amtlich beglaubigte Übersetzungen müssen entweder die Originaldokumente oder amtlich beglaubigte Kopien (sofern sie nicht persönlich vorgelegt werden) auf postalischem Wege eingereicht werden. Amtlich beglaubigte Kopien können z. B. von einem Notar, im Bürgerbüro oder im Rathaus ausgestellt werden.
Falls die Dokumente lediglich als PDFs, Fotos oder Scans per E-Mail eingesandt werden, muss die Übersetzung den Vermerk enthalten, dass sie nicht nach dem Original oder einer beglaubigten Kopie angefertigt wurde. Bei Standarddokumenten spielt dies heutzutage oftmals keine Rolle mehr, da die Behörden ohnehin zusätzlich zu den Übersetzungen das Vorlegen des Originals verlangen.